اتوماسیون اداری
کارهاو نامه ها را با دقت و سرعت در سازمان جاری نموده و با گزارش مسیر وآخرین وضعیت اقدامات آن کنترل و ردیابی موثر تری را در تمامی شرکتهای زیر مجموعه هلدینگ (گروه شرکتها ) باکارتابلهای یکپارچه تجربه نمایید
ویژگیها ودستاوردهای نرم افزار
- قابلیت ایجاد ارتباط کامل بین واحدهای سازمان در سطوح مختلف گروه شرکت
- امکان تعریف کارتابل های مختلف بادسترسی های ارجاع و مشاهده نامه وکار در کارتابل
- همسان سازی فرایند جاری سازمان و کنترل و ردیابی کار ، نامه و..در سطح کارتابل
- امکان دسترسی به کارتابل جامع تحت وب
- هشدار دهنده های اتوماتیک بدون نیاز به سرکشی مداوم به پایگاه داده
- مدل سازی سازمان تعریف گروه شرکت ، شعب و دفاتر
- امکان معرفی بایگانی های مختلف الکترونیکی
- ارتباط و یکپارچگی با سایر سیستم ها و ابزارهای راهکار سازمانی کوثر
- امکان ارجاع فرمهای سیستم های استاندارد مانند فرم خرید انبار به کارتابل و ردیابی مراحل انجام آن
- كار با سیستم به‌صورت آنلاین/ آفلاین
- استفاده یكپارچه توسط همه شركت‌های گروه (Holding)
- استفاده در تمامی دفاتر و شعب سازمان (Multi Office) و مراكز توزیع‌شده جغرافیایی
- استفاده در تمامی شركت‌های گروه (Holding) بدون نیاز به ورود و خروج در برنامه‌های مجزا توسط كاربران
- استفاده در قالب زبان‌های گوناگون مانند فارسی و انگلیسی
- استفاده به‌صورت آنلاین حتی در شرایط وجود شبكه با پهنای باند كم(مانند اینترنت)
- فیلتر و مرتب‌سازی بر اساس كلیه ستون‌های موجود توسط كاربر
- تعریف كلیدهای میان‌بر (ShortCut) به‌منظور تسهیل در انجام فعالیت‌ها توسط هر كاربر
- تعیین حقوق دسترسی كاربران بر اساس نقش‌های سازمانی (RBAC Standard)
برخی از گزارشات
- گزارش مؤسسات و اشخاص طرف ارتباط
- گزارش مكاتبات صادره، وارده و داخلی
- گزارش دفتر اندیكاتور
- گزارش دفتر تلفن و نشانی
- گزارش مراحل و نحوه گردش كار
- گزارش تأخیرات در انجام فعالیت‌ها
- گزارش مكاتبات بدون پاسخ
- گزارش‌های اجرایی ، آماری و مدیریتی
- ارسال كلیه لیست‌ها و گزارش‌ها به محیط Excel , Word , Html
- طراحی گزارش توسط كاربر با ابزار كاملاً فارسی و توانمند
دبیرخانه
- ثبت و نگهداری اطلاعات نامه اعم از وارده، صادره و داخلی
- ثبت سوابق نامه‌های پیش از آغاز مكانیزاسیون جهت تسهیل دسترسی به اطلاعات قدیمی و ایجاد یكپارچگی اطلاعات جدید و قدیم
- تعریف دفاتر اندیكاتور متعدد و شماره‌گذاری دلخواه
- دسترسی به لیست نامه‌ها مطابق حقوق دسترسی تعریف شده
- امضا و ابطال نامه
- درج انواع گوناگون فایل به عنوان متن نامه و یا پیوست
- امكان مرتبط نمودن كلیه فرمهای اطلاعاتی به نامه‌ها (مانند برگه مرخصی، درخواست خرید و ...)
مدیریت كارها و كارتابل جامع
- ارجاع كلیه اسناد و فرمهای مرتبط با سایر سیستم‌ها
- رسیدگی به نامه‌ها و اسناد ارجاع‌شده از طریق كارتابل یكپارچه
- مشاهده مراحل كار
- گردش نامه‌ها میان واحدهای مختلف شركت‌های گروه
- كارتابل جامع به‌جای كارتابل فقط نامه (كارتابل همه فرمهای سازمانی مانند برگه مرخصی، برگه مأموریت، سند حسابداری و ...)
- كارتابل جامع تحت وب كه به‌صورت موازی با كارتابل سیستم قابل بهره‌برداری است
- كارتابل آفلاین به‌منظور كار بر روی كارتابل در شرایط عدم ارتباط شبكه
- امكان بررسی و كنترل كارتابل همكاران زیردست با رعایت قواعد ثبت و ردیابی
- امكان تعریف گردش كارهای خاص برای نامه‌ها با استفاده از سرویس گردش كار (Workflow Service) درج یادآوری، پاسخ و یادداشت خصوصی بر روی كارهای دریافتی
گاهشمار (تقویم)
مشاهده تقویم و روزشمار و درج قرارها، جلسات و فعالیت ها یادآوری قرارها و جلسات درج شده در زمان مناسب برنامه ریزی انجام كارهای كارتابل در تقویم
مدل ساز سازمانی
- تعریف گروه شركت‌ها (Holding) و شركت‌ها (Company)
- تعریف شعب و دفاتر
- تعریف واحدها و پست‌های سازمانی
- مدل‌سازی انواع چارت و نمودار سازمانی
- ثبت چند پست سازمانی برای یك نفر
- ثبت احكام سازمانی (كارگزینی) پرسنل
- ایجاد نسخه پیش‌نویس چارت سازمانی
- ایجاد و نگهداری نسخ مختلف چارت سازمانی
- تصویب و فعال‌سازی نسخه خاص از چارت سازمانی
- تعریف روابط بین اجزای سازمانی (تعلق، مسئولیت، حضور و ...)
- ثبت احكام سیستمی پرسنل به‌طور خودكار (معادل احكام سازمانی) یا دستی
- امكان مدل‌سازی گروه‌های كاری جهت ایجاد چارت خاص مكاتبات و ایجاد سطوح در واحدهای تك‌سطحی
- امكان معرفی و استفاده كاربران خارج سازمانی (حسابرس، پرسنل پروژه‌ای و ...) بدون نیاز به صدور حكم سازمانی
- جداسازی پست‌های سیستمی از پست‌های سازمانی به‌منظور سهولت در تعاریف مورد نیاز در اتوماسیون اداری برای گردش مكاتبات
- تعریف روابط استثناء (ارتباط بین پست‌ها) با تعیین تاریخ انقضاء
- ارتباط میان پست‌های سازمانی و نقش‌های تعریف‌شده در زیرساخت امنیت
بایگانی
- معرفی بایگانی های فیزیكی و الكترونیكی
- ایجاد بایگانی های شخصی و عمومی برای واحدهای سازمانی
- معرفی فولدرهای مرتبط با هر بایگانی
- بایگانی موجودیت سیستم ها و یا ضمائم آنها در بایگانی ها
- تعیین حقوق دسترسی برای هر یك از فولدرهای یك بایگانی
- تعیین نوع موجودیت های قابل بایگانی در هر یك از فولدرهای یك بایگانی
- معرفی فرمهای اطلاعاتی به همراه ساختار آنها جهت بایگانی مدارك غیر سیستمی
- تعیین نقش ضمیمه هر فایل برای یك موجودیت (مانند برگ اول شناسنامه)
- چاپ دسته‌ای فایل‌های ضمیمه‌شده (مانند چاپ برگ اول شناسنامه پرسنل خاص)
- استخراج دسته ای فایل های ضمیمه شده (مانند مدارك پروژه خاص)
- ثبت امانت اسناد فیزیكی به اشخاص
- ثبت عودت اسناد امانت داده شده به اشخاص
هشداردهنده خودكار
برنامه هشدار مركزی برای كلیه ارجاعات از جمله نامه‌ها به‌روزرسانی خودكار برنامه هشدار بدون سركشی متوالی به پایگاه داده و بدون سربار برای ترافیك شبكه و سرور به‌روزرسانی خودكار كارتابل بدون نیاز به بازخوانی توسط كاربر با استفاده از سرویس هشدار
برخی از مشتریان
کوثر سامانه پرداز
.png)
